Skip Navigation

Office Manager

Job ID req12148
Address Al. Jana Pawla II 29, Warsaw, , Poland, 00-867

W ramach ciągłego rozwoju i rozwoju naszej europejskiej organizacji poszukujemy właściwej osoby na stanowisko:

OFFICE MANAGER
Warszawa


Office Manager
będzie pracować w dynamicznym środowisku a zadania będą zróżnicowane. Od osoby zatrudnionej na tym stanowisku oczekujemy pewności siebie, zaangażowania i motywacji, że zapewnić właściwą obsługę biura. Praktyczne myślenie, nastawienie na jakość oraz dobra organizacja pracy to zachowania niezbędne w celu utrzymania sprawnego działania biura.

Obowiązki:

Obsługa Recepcji;

  • Obsługa połączeń telefonicznych - odbieranie telefonów i przekierowanie do odpowiednich osób, przekierowanie telefonów do współpracowników wewnątrz i na zewnątrz biura, odpowiadanie na pytania, gdy tylko jest to możliwe

  • Powitanie gości – oferowanie napojów, odpowiadanie na pytania i kontaktowanie się z kolegami do których przychodzą

  • Zarządzanie obiegiem korespondencji - obsługa przesyłek, obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych, przydzielanie faktur biurowych, przygotowanie przesyłek kurierskich, import i eksport materiałów marketingowych oraz wyposażenie stoisk

  • Monitorowanie kuchni - uzupełnianie zapasów kawy, herbaty i przypraw w razie potrz

Zarządzanie biurem

  • Zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi - zamawianie i rozpakowywanie materiałów biurowych, utrzymywanie porządku w magazynie/ zapasach magazynowych i monitorowanie zapasów materiałów eksploatacyjnych. Dostawy obejmują materiały kuchenne, stały sprzęt telekomunikacyjny, abonamenty parkingowe, przepustki, meble i artykuły stacjonarne itp. Umawianie spotkań i kontaktowanie się z dostawcami w odniesieniu do odpowiednich dostaw

  • Wspieranie nowych pracowników – przygotowanie miejsca pracy w pierwszym dniu pracy

  • Monitorowanie firmy sprzątającej - kontakt z firmą sprzątającą, obsługa pytań i wniosków o sprzątanie biura, roczna ocena firmy sprzątającej

  • BHP / Sytuacje awaryjne – udzielanie informacji i pierwszej pomocy, gdy jest to potrzebne, ewakuacja budynku podczas pożarów lub innych wypadków w pracy, monitorowanie zaopatrzenia pierwszej pomocy, koordynowanie napraw i odnowień biura w trakcie i po wypadkach

  • Zarządzanie naprawami - kontaktowanie się i koordynowanie napraw powierzchni biurowej i wyposażenia w razie potrzeby. Koordynacja konserwacji i utrzymania poza godzinami pracy, jeśli godziny pracy współpracowników zostałyby zakłócone przez hałas lub konserwatorów

  • Nadzorowanie biura - codzienne kontrole biura pod kątem ogólnego porządku i czystości

  • Inni dostawcy - utrzymywanie kontaktu z dostawcami. Zarządzanie nimi odpowiednio i upewnianie się, że zamówienia pokrywają się z kosztami.

Pomoc w zarządzaniu

  • Organizowanie spotkań wewnątrz i na zewnątrz biura, w zależności od potrzeb, w tym: podróże, zakwaterowanie, posiłki, miejsce spotkań, sprzęt audio / wideo itp.

  • Organizacja podróży- określanie indywidualnych potrzeb kadry kierowniczej przy rezerwacji hoteli, lotów, wynajmie samochodów itp., w celu zapewnienia najbardziej efektywnej opcji transportu.

  • Realizowanie innych prośb kierownictwa