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Rédacteur(trice) en Douane / Customs Entry Writer

Job ID R9889 Address 300 - 6285 Northam Drive, Mississauga, Ontario, Canada, L4V 1X5

Rédacteur(trice) en Douane au sein de notre service de courtage en douane est responsable de soumettre avec exactitude et en temps opportun les déclarations en douane pour le dédouanement auprès de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et d’organismes gouvernementaux partenaires. La personne occupant cette fonction agit à titre de porte-parole compétent du client, s’engageant à offrir un excellent service à la clientèle grâce à son expertise en la matière ainsi qu’à un fort sentiment d’urgence et à un sens aigu des responsabilités. Elle devra approfondir ses connaissances et sa compréhension des exigences réglementaires, perfectionner ses aptitudes pour le service à la clientèle, utiliser des outils de production de rapports et comprendre de façon générale les processus de la chaîne d’approvisionnement. Elle assurera la conformité et l’excellence opérationnelle à titre de représentante de C.H. Robinson et de nos clients, grâce à des compétences et à une expertise menant à son perfectionnement au sein de l’organisation.

Responsabilités:

Maintenir l’excellence opérationnelle:

  • Démontrer sa maîtrise en ce qui concerne les procédures d’exploitation normalisées (PEN) relatives aux produits de courtage en douane et les pratiques exemplaires
  • Analyser et valider les données et les documents relatifs aux importations pour veiller à ce qu’ils respectent toutes les lois et les réglementations applicables avant de soumettre la déclaration en douane à l’ASFC et aux organismes gouvernementaux partenaires
  • Recevoir et examiner les documents pour la saisie et la transmission des données pour la mainlevée de l’ASFC
  • Comprendre les procédures, la terminologie et les documents relatifs aux expéditions internationales, du moment où le bon de commande est émis à celui où les marchandises sont livrées 
  • Veiller au respect des exigences réglementaires et à la présence des documents appropriés pour tous les envois
  • Cerner et résoudre les problèmes qui pourraient retarder la libération des marchandises
  • Démontrer de solides compétences en prise de décisions et une capacité à prioriser des tâches entre ses responsabilités quotidiennes

Faciliter les relations:

  • Faire preuve de proactivité, de professionnalisme, de clarté et de fiabilité envers nos pairs et clients dans ses communications écrites et verbales
  • Agir à titre de représentant des douanes de C.H. Robinson pour le compte de la clientèle, en veillant à répondre rapidement aux demandes d’information des clients et en faisant un suivi par rapport aux problèmes jusqu’à ce qu’ils soient résolus de manière satisfaisante pour le client
  • Commencer à acquérir la compétence d’agir à titre de conseiller de confiance en matière de douanes, en passant des éléments fondamentaux de la saisie quotidienne de données à la véritable gestion de compte de courtage en douane des clients de CHR
  • Promouvoir des relations de travail positives pour tous les membres de l’équipe 
  • Prendre connaissance des PEN propres à chaque client et respecter ces engagements
  • Observer un haut niveau d’excellence opérationnelle par rapport à la ponctualité, à l’exactitude et au service à la clientèle
  • Collaborer avec les membres du personnel de soutien et des services des divers modes de transport pour assurer l’intégrité des données d’importation et le respect des PEN du client
  • Connaître le réseau de services, les équipes de soutien et la direction de CHR et apprendre à en tirer profit 

Autres activités:

  • S’approprier les procédures d’exploitation normalisées du client et les bases de données relatives aux tarifs douaniers fondés sur le Système harmonisé pour le compte de la clientèle afin de veiller au strict respect des exigences de l’ASFC et du client
  • Mener à bien toute autre tâche ou responsabilité assignées conformément aux exigences propres au pays et/ou à l’équipe

Qualifications requises:

  • Diplôme d’études secondaires ou formation générale
  • Avoir un minimum de deux à quatre (2-4) ans d’expérience dans les domaines de la mainlevée douanière ou de la saisie de données
  • Connaissance approfondie des programmes de la suite Office de Microsoft

Qualifications préférées:

  • Être titulaire d’un baccalauréat ou d’un grade d’associé d’une université ou d’un collège reconnu dans un domaine connexe
  • Connaissance de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique et du commerce international
  • Connaissance du Système harmonisé
  • Excellentes compétences pour communiquer, établir des priorités et effectuer de multiples tâches à la fois
  • Excellentes compétences en service à la clientèle et en suivi à utiliser auprès de la clientèle et du réseau
  • Expérience éprouvée en relations avec les clients et en approche axée sur le client
  • Pensée critique, souplesse et compétences en résolution de problèmes pour s’adapter aux tâches et aux besoins des clients en constante évolution
  • Être réputé pour son approche logique, méthodique et efficace en matière de résolution de problèmes
  • Compétences approfondies en communication écrite et verbale
  • Grande minutie
  • Capacité à travailler dans un environnement de bureau au rythme rapide et aux échéances serrées
  • Parler couramment la langue locale (le français pour les postes au Québec)
  • Reconnaissance de l’importance d’un milieu de travail diversifié et inclusif

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The Customs Entry Writers within our Customs Brokerage department is responsible for the accurate and timely submission of customs entries for clearance through Canada Border Services Agency (CBSA) and Partner Government Agencies (PGA). The person in this role serves as a knowledgeable customer advocate, committed to providing excellent levels of customer service through subject matter expertise and strong sense of accountability and urgency. This role will further develop knowledge and understanding of regulatory requirements, refine customer service skills, utilize reporting tools, and possess an overall understanding of the supply chain process. The person in this role will ensure compliance and operational excellence representing both C.H. Robinson and our customers, with skills and expertise leading to further development within the organization.

Responsibilities:

Maintain Operational Excellence:

  • Demonstrate mastery with respect to the customs brokerage products’ standard operating procedures (SOP) and best practices
  • Analyze and validate import documentation and data to ensure they are in accordance with all applicable laws and regulations prior to entry submission to CBSA and Partner Government Agencies (PGA)
  • Receive and review documentation to input and transmit data for CBSA release of shipments
  • Understand the processes, documentation, and terminology involved in international shipping from time of purchase order issuance through the delivery of the cargo 
  • Ensure regulatory requirements are met, and proper documentation exists for all shipments
  • Identify and resolve issues that could potentially result in delayed cargo release.
  • Demonstrate strong decision-making skills and ability to prioritize tasks between daily responsibilities

Facilitate Relationships:

  • Demonstrate proactive, professional, clarity, and reliability to our peers and our customers through verbal and written language
  • Serve as a CH Robinson customs representative for the customer account base, ensuring prompt response to customer inquiries and follow through on issues until resolution to customer satisfaction
  • Begin to develop the skill to serve as a customs trusted advisor, transitioning from the day-to-day data entry fundamentals to true customs brokerage account management of CHR clients
  • Promote a positive working relationship for all team members 
  • Gain awareness into customer specific standard operating procedures (SOP) and honor those commitments
  • Adhere to a high level of operational excellence with respect to on time performance, accuracy, and customer service
  • Collaborate with support staff and modal departments to ensure import data integrity and compliance with customer SOP
  • Understand and learn to leverage CHR’s network of departments, support teams and leadership. 

Other Activities:

  • Ownership of Customer Standard Operating Procedures and Harmonized Tariff Schedule (HTS) databases for customer account base to ensure full compliance of CBSA  and customer requirements
  • Other duties or responsibilities as assigned according to the team and/or country specific requirements

Required Qualifications:

  • High School Diploma or GED
  • Minimum 2-4 years of customs release / entry-writing experience
  • Proficient in Microsoft Office Suite of programs

Preferred Qualifications:

  • Associate’s or bachelor’s degree from an accredited college or university in related field
  • Knowledge of Supply Chain, Logistics, or International Business
  • Knowledge of Harmonized Tariff
  • Excellent communication, prioritization, and multi-tasking skills
  • Excellent customer service skills and follow up to be utilized with customers and the network
  • Proven track record of dealing with customers and being client focused
  • Critical-thinking, flexibility, and problem-solving skills to adapt to ever-changing tasks and customer needs
  • Reputation for logical, methodical and expedient approach to problem resolution
  • Refined written and oral communication skills
  • High level of attention to detail
  • Ability to work in a fast-paced and deadline-driven office environment
  • Fluent in French
  • Values a diverse and inclusive work environment

Benefits

We offer excellent benefits including medical and dental insurance, prescription drug coverage, paid time off, disability insurance, life insurance, a retirement plan, Employee Stock Purchase Plan, and the opportunity to prosper in a Fortune 500 company.

About C.H. Robinson


From the produce you buy, to the water you drink, C.H. Robinson delivers products to people all around the globe. We are one of the world’s largest 3rd party logistic providers. Join our diverse team to innovate, solve problems, have fun and thrive.


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