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Document Imaging Coordinator / Coordonnateur ou coordonnatrice de la numérisation des documents

Job ID R10550 Address 400 - 645 Wellington, Montreal, Quebec, Canada, H3C 0L1

Our main priority continues to be the health and safety of our employees. Due to the COVID-19 pandemic, this position will be remote until further notice. We will continue monitoring the circumstances and when we feel comfortable, this position will return to the office in Montreal, Quebec where you will have an opportunity to collaborate face-to-face with a talented and diverse group of peers. 

As a Document Imaging Coordinator, you will you ensure that all documents are processed accurately and in a timely manner into C.H. Robinson’s imaging folders for customs purposes. You will be responsible for maintaining the accuracy of shipment information, managing incoming paperwork, ensuring that all documents are electronically filed, and working directly with clients when needed. Our Document Imaging Coordinators thrive in a fast-paced environment and use their strong communication skills to develop and grow relationships with our customers. This role provides an excellent opportunity to start your career at C.H. Robinson, with opportunities to grow in Operations, Sales and Account Management.


Our commitment to you begins on day one with our dynamic and comprehensive onboarding program.  This interactive training will jumpstart your knowledge of our company and industry, help you excel here and ensure your proficiency in our systems and processes. The training will be a mix of activities, self-guided learning, as well as in-office coaching and mentoring. You will come out of this experience ready to be a part of our success and a high performing member of our team.   

Our main priority continues to be the health and safety of our employees. Due to the COVID-19 pandemic, this position will be remote until further notice. We will continue monitoring the circumstances and when we feel comfortable, this position will return to the office in Montreal, Quebec where you will have an opportunity to collaborate face-to-face with a talented and diverse group of peers. 

Responsibilities:

  • Understand the processes involved in Customs Clearance from incoming document to final release of goods

  • Assist Entry Writer personnel and other third parties with inquiries and problem resolution

  • Generate, file, and maintain up-to-date and accurate customer records, reports, shipment documentation, etc.

  • Provide reporting and documentation collection support to Canadian Customs personnel and ensure customer data integrity

  • Ensure adherence to customer SOPs, government agency regulations, and C.H. Robinson company standards

  • Other duties or responsibilities as assigned according to the team and/or country specific requirements

Required Qualifications:

  • High school diploma or GED

Preferred Qualifications:

  • Minimum 2 years of experience working in a customer service environment.

  • Minimum 1 year of experience working within a document imaging team or similar position an asset

  • Minimum 2 years of previous working experience

  • Proficient in Microsoft Office Suite of programs

  • Ability to work in a fast-paced and deadline-driven office environment

  • Excellent verbal & written communication skills and phone etiquette

  • Ability to multi-task, prioritize, and manage time effectively

  • Attention to detail and accuracy

  • Values a diverse and inclusive work environment

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Notre principale priorité demeure la santé et la sécurité de nos employés. En raison de la pandémie de COVID-19, ce poste sera occupé à distance jusqu’à nouvel ordre. Nous continuerons à surveiller la situation et lorsque nous serons à l’aise de le faire, ce poste retournera au bureau de Montréal, au Québec, où vous aurez la possibilité de collaborer en personne avec un groupe diversifié de pairs talentueux. 

À titre de coordonnateur de la numérisation des documents, vous veillerez à ce que tous les documents soient traités de façon appropriée et en temps opportun dans les dossiers de numérisation de C.H. Robinson aux fins de douanes. Vous serez responsable d’assurer l’exactitude des renseignements sur les envois, de gérer les documents entrants, de veiller à ce que tous les documents soient classés électroniquement et de travailler directement avec les clients, au besoin. Nos coordonnateurs de la numérisation des documents s’épanouissent dans un environnement au rythme rapide et emploient leurs excellentes compétences en communication pour établir et renforcer des relations avec nos clients. Ce rôle est une excellente occasion de commencer votre carrière chez C.H. Robinson, avec des possibilités d’avancement dans l’Exploitation, les Ventes et la Gestion de compte.


Notre engagement à votre égard commence dès votre premier jour avec notre programme dynamique et exhaustif d’intégration. Cette formation interactive donnera le coup d’envoi à l’acquisition de vos connaissances sur notre entreprise et notre secteur, vous aidera à exceller ici et garantira que vous maîtrisiez nos systèmes et processus. La formation comportera une combinaison d’activités, d’apprentissages autoguidés, ainsi qu’un encadrement dans nos bureaux et du mentorat. Vous ressortirez de cette expérience prêt à prendre part à notre succès et en étant un membre hautement performant de notre équipe.   

Notre principale priorité demeure la santé et la sécurité de nos employés. En raison de la pandémie de COVID-19, ce poste sera occupé à distance jusqu’à nouvel ordre. Nous continuerons à surveiller la situation et lorsque nous serons à l’aise de le faire, ce poste retournera au bureau de Montréal, au Québec, où vous aurez la possibilité de collaborer en personne avec un groupe diversifié de pairs talentueux. 

Responsabilités :

  • Comprendre les procédures relatives au dédouanement, des documents entrants à la mainlevée définitive des marchandises
  • Assister le personnel aux déclarations douanières et d’autres tierces parties par rapport aux demandes d’information et à la résolution de problèmes
  • Produire et classer les dossiers, les rapports, les documents sur les envois des clients, etc., et veiller à leur actualisation et à leur exactitude
  • Rassembler les rapports et les documents nécessaires pour appuyer le personnel des douanes canadiennes et assurer l’intégrité des données des clients
  • Veiller au respect des procédures d’exploitation normalisées des clients, de la réglementation des organismes gouvernementaux et des normes d’entreprise de C.H. Robinson
  • Mener à bien toute autre tâche ou responsabilité assignées conformément aux exigences propres au pays et/ou à l’équipe

COMPÉTENCES

Obligatoires :

  • Diplôme d’études secondaires ou formation générale

Préférables :

  • Au moins deux (2) ans d’expérience dans le domaine du service à la clientèle
  • Au moins un (1) an d’expérience dans une équipe de numérisation des documents ou à un poste semblable, un atout
  • Au moins deux (2) ans d’expérience de travail
  • Connaissance approfondie des programmes de la suite Office de Microsoft
  • Capacité de travailler dans un environnement de bureau au rythme rapide et axé sur les échéances
  • Excellentes étiquette téléphonique et compétences en communication verbale et écrite
  • Capacité d’effectuer plusieurs choses à la fois, d’établir des priorités et de gérer son temps efficacement
  • Grandes minutie et précision
  • Reconnaissance de l’importance d’un milieu de travail diversifié et inclusif

Benefits

We offer excellent benefits including medical and dental insurance, prescription drug coverage, paid time off, disability insurance, life insurance, a retirement plan, Employee Stock Purchase Plan, and the opportunity to prosper in a Fortune 500 company.

About C.H. Robinson


From the produce you buy, to the water you drink, C.H. Robinson delivers products to people all around the globe. We are one of the world’s largest 3rd party logistic providers. Join our diverse team to innovate, solve problems, have fun and thrive.


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